Führender IT-Dienstleister für öffentliche Verwaltungen in Norddeutschland automatisiert Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP mit WMD xFlow®

Ahrensburg / Hamburg, 09. Februar 2010 - Dataport, der Dienstleister für moderne Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) der öffentlichen Verwaltung in Schleswig-Holstein, Hamburg und Bremen sowie für die Steuerverwaltung in Mecklenburg-Vorpommern, setzt seit zwei Jahren eine digitale Rechnungsprüfung ein. Die Umsetzung erfolgte durch das DMS-Systemhaus WMD (Workflow Management & Document Consulting) mit Sitz in Ahrensburg. WMD hat für Dataport eine automatisierte Rechnungsverarbeitung basierend auf der modularen SAP-Workflow-Lösung WMD xFlow® mit dem Lösungspaket Invoice realisiert. Über 300 Mitarbeiter von Dataport arbeiten jetzt täglich mit WMD xFlow zur Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnungen.

Dataport verzeichnet pro Jahr einen Posteingang von rund 90.000 Rechnungsseiten, die in einem arbeits- und zeitintensiven Prozess fürher manuell am Standort Hamburg von der Kreditorenbuchhaltung in das bestehende SAP-System für 2 Buchungskreise übertragen wurden. Im anschließenden Freigabeprozess der Rechnungen wurden diese manuell an die jeweiligen Standorte weitergeleitet, was ein zeit- und kostenaufwendiges Vorgehen bedeutete.

Um diese Abläufe zu vereinfachen und deutlich zu optimieren, fiel die Entscheidung für die Einführung einer automatisierten, unternehmensweiten kreditorischen Rechnungsprüfung. Im Rechenzentrum Altenholz wurde der bereits für Kundenprojekte eingesetzte KOFAX Capture Server um die Beleglesung für Eingangsrechnungen und die SAP-Workflow-Lösung WMD xFlow® Invoice sowie die Systemschnittstelle WMD xFlow Interface erweitert. Damit wird jetzt die vollständige Bearbeitungsstrecke der Eingangsrechnungen mit und ohne Bestellbezug (MM und FI) abgedeckt:

>>>> Scanning, Klassifikation, Datenextraktion, Validierung, Genehmigungs-Workflow innerhalb und außerhalb von SAP, Rechnungseingangsbuch, Erzeugung von vorerfassten Belegen in SAP, Kontierung, Freizeichnung, Verbuchung, Rechnungsstatistiken sowie anschliessende revisionssichere Archivierung mit EASY ENTERPRISE.

Insbesondere wurden bei diesem Projekt die Besonderheiten der PSCD-Mittel- und Budgetverwaltung im Standard der WMD xFlow-Lösung umgesetzt.

Torsten Hoke, Koordination internes SAP-System bei Dataport: "Nicht nur unsere langjährige Partnerschaft mit WMD, sondern insbesondere die Tatsache, eine Standardlösung innerhalb von SAP einsetzen zu können, hat uns veranlasst, uns für die durchgängige WMD-Lösung zu entscheiden."

In einer nächsten Ausbaustufe plant Dataport die Erweiterung der Gesamtlösung um den Bestellprozess mit xFlow Procurement. www.dataport.de