Best Practice Solution for SAP - xFlow® Invoice - Invoice verification out of the box

Einzigartige, standardisierte End-to-End-Lösung für SAP, die Ihnen alle Aspekte einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung Out-of-the-Box bietet. Basierend auf der Erfahrung aus 200 nationalen und internationalen Projekten im Bereich der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP. Vollständige End-to-End-Lösung aus einer Hand. Basierend auf führenden Industriestandards. Best-Practise-Lösung mit Rechnungsprüfung innerhalb und außerhalb von SAP. Einfaches Customizing und zentrales Rechnungseingangsbuch. Lösung für einen langfristigen Investitionsschutz und schnellen ROI. In Kombination mit dem Modul WMD Procurement erhalten Sie eine P2P-Lösung für Ihr Unternehmen (Bestellen & Bezahlen).

Version 4.1 der Workflow-Lösung xFlow Invoice erhält Zertifizierung der SAP AG

Best-Practise-Lösung
xFlow for Invoice ist eine bewährte Best-Practise-Lösung, die die vollständige Bearbeitungsstrecke von Eingangsrechnungen mit und ohne Bestellbezug (MM und FI) abdeckt:
Scanning, Klassifikation, Datenextraktion, Validierung, Genehmigungs-Workflow innerhalb und außerhalb von SAP, Rechnungseingangsbuch, Erzeugung von vorerfassten Belegen in SAP, Kontierung, Freizeichnung, Verbuchung, Rechnungsstatistiken und anschließende revisionssichere Archivierung.

Vollautomatisierung für schnelles und effektives Arbeiten
xFlow Invoice bietet ein revolutionäres, schnell und einfach zu konfigurierendes Verfahren zur Extraktion, Workflow-gestützen Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen. Die Anbindung und Übergabe der Daten an SAP sowie an Archivsysteme erfolgt nahtlos. Die Lösung lernt dabei durch Beispieldokumente. Dank des stetigen Lernmechanismus der Anwendung können Benutzer die Prozessqualität "on-the-Fly" verbessern.

Generisch, modular und anpassungsfähig
xFlow Invoice ist ein Standardprodukt mit hoher Integrationsfähigkeit und generischer sowie modularer Struktur, das bei Bedarf sehr individuell und flexibel angepasst und ideal an ArchiveLink-zertifizierte Archivsysteme angebunden werden kann. So wird das automatische Erfassen und Indizieren eingehender Dokumente sowie deren revisionssichere Ablage problemlos möglich.

Alles aus einer Hand
WMD stellt ein vollständig voreingestelltes System zur Verfügung, das schnell und unkompliziert in Unternehmen eingeführt werden kann. Die Lösung wird stetig weiter entwickelt; somit wird sichergestellt, dass Sie als Anwender immer auf eine aktualisierte Version zugreifen können. xFlow Invoice ist eine integrative Lösung, die alle relevanten Prozesse einbindend und über alle Grenzen hinaus einsetzbar, für Unternehmen eine betriebswirtschaftlich sinnvolle Investition mit schnellem ROI darstellt.

ERFASSUNG

• Klassifizieren
• Extrahieren
• Ablage im optischen Archiv

VALIDIERUNG

• Validieren
• Erzeugung von SAP-Belegen

RECHNUNGSPRÜFUNG

• Prüfen
• Kontieren
• Freigeben
• Buchen

Die Klassifizierung der Daten

• Gemischte Klassifizierung: nach Inhalt (Text) und Layout (Gestaltung)
• "Lernen durch Beispiele" zur schnellen Einrichtung bei vielen Dokumentenarten
• Regeln für höchstmögliche Zuverlässigkeit bei Dokumentenarten mit hohem Verarbeitungsvolumen >> Automatische Gruppierung
• Hierarchische Dokumentenklassifizierung >> Automatische Dokumententrennung
• Extraktion oder gemischtes Extraktionssystem
  >> "Lernen durch Beispiele" zur schnellen Einrichtung auf Schlüsselfelder
  >> Konfigurierbare Lokatoren für andere Felder
  >> Vorlagen für feste Formulare
  >> Regeln für komplexe Freiformdokumente
• Automatische Tabellenextraktion
• Mehrsprachige OCR/ICR für die meisten europäischen Sprachen sowie für Chinesisch, Japanisch und Koreanisch
  >> OCR/ICR-Verfahren mit Kombination mehrerer Engines
• 1D- und 2D-Barcode-Erkennung

Die Leistungsmerkmale der Datenerfassung

Die Validierung erfasster Daten
Über den Korrekturarbeitsplatz ist die Visualisierung aller übernommenen Daten auf komfortable Weise möglich. Nicht korrekte Daten können mit Systemunterstützung direkt in SAP validiert und ggf. korrigiert werden. Hierbei wurde insbesondere auf ein für Endanwender geeignetes Design geachtet. Sie erhalten in Ihrer Fachabteilung einen "Arbeitsplatz", der geeignet ist, Sie bei komplexen Buchungsvorgängen optimal zu unterstützen. Bei FI- und MM-Rechnungen werden zahlreiche Spezialfälle bedient. Hierzu zählen Rechnungen mit Bezug auf mehrfach kontierte Bestellungen und Limitbestellungen, flexible Einstellung von Buchungsperioden, Bestimmung des richtigen Buchungsdatums oder die automatische Ergänzung von Bestellinformationen.

Die Rechnungsprüfung - Out-of-the-Box
Über einfaches Customizing kann der Prüfungsprozess optimal auf die Unternehmensanforderungen abgestimmt werden. Es werden sowohl Kostenrechnungen (FI) als auch Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM) unterstützt. Neben beliebigen Prüfungsschritten verfügt die Lösung auch über die Möglichkeit einer positionsgenauen Freigabe von Rechnungen. Sie verfügen über alle Funktionalitäten wie z.B. die individuelle Gestaltung der einzelnen Workflow-Schritte, die zentrale User-Verwaltung oder das Textsystem. Alle Prüfungs- und Freigabeschritte stehen sowohl innerhalb als auch außerhalb von SAP (über WEB Access) zur Verfügung. Durch das zentrale Rechnungseingangsbuch wird die notwendige Transparenz über die Arbeitsprozesse sowie u.a. die Einhaltung der Skontofristen sichergestellt.

Flexible Workflow-Schritte
Es stehen Ihnen verschiedene Arbeitsschritte zur Verfügung:

• Erfassung
• Sachliche Prüfung (n-stufig)
• Buchhalterische Bearbeitung (n-stufig)
• Freigabe (n-stufig)
• Buchung (manuell und automatisch)
• Zahlungsfreigabe (n-stufig)
• Bearbeitung von Mengen- und Preisabweichungen (n-stufig)
• Auswahl des nächsten Bearbeiters (manuell oder automatisch)
• Durch die Nutzung des WMD xFlow Builders kann die individuelle Gestaltung der einzelnen Workflow-Schritte flexibel vorgenommen werden.

Rollenbasierte Freigabetabellen
Durch die zentrale Freigabetabelle sind alle Zuordnungen innerhalb des Workflows an einer Stelle zu pflegen. Durch das Rollenkonzept können Zuständigkeiten sehr detailliert eingestellt werden. Für die Pflege stehen die unterschiedlichsten Objekttypen in Verbindung mit Betragsgrenzen zur Verfügung (Kostenstellen, Aufträge, Anlagen, Lieferanten etc.).

Kundenindividualisierung über UserExits
Über UserExits können kundenseitig komplett eigene Workflow- Schritte implementiert werden, die sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsschritte einfügen.

Revisionssicheres Workflow-Protokoll
Für jeden abgeschlossenen Prozess wird automatisch ein Protokoll im PDF-Format erzeugt und zur Rechnung archiviert. Damit stehen alle Informationen zum Workflow revisionssicher zur Verfügung.

Die Leistungsmerkmale in der Übersicht

• Rechnungsprüfung für FI- und MM-Rechnungen
• Auslieferung einer Best-Practise-Lösung
• Zentrales Rechnungseingangsbuch
• Flexible Gestaltung der einzelnen Workflow-Schritte
• Positionsgenaue Freigabe
• Integration einer zusätzlichen Zahlungsfreigabe
• WEB Access für Prüfungs- und Freigabeschritte
• Rollenbasierte Freigabetabelle
• n-stufige Verarbeitung für alle Arbeitsschritte
• Benutzerfreundliche Oberflächen
• Revisionssicheres Workflow-Protokoll im PDF-Format

Voraussetzungen

• Scan-Clients zur entsprechenden Lösung
• SAP Release 4.6c, 4.7 (Enterprise), ECC 5.0 oder ECC 6.0
• ArchiveLink-fähiges Archivsystem oder SAP Content Server
• WMD xFlow Basislösung

Ihr Nutzen auf einen Blick
xFlow for Invoice Management bietet ein revolutionäres, schnell und einfach zu konfigurierendes Verfahren zur Extraktion, Workflow-gestützen Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen. Die Anbindung und Übergabe der Daten an SAP sowie an das Archivsystem erfolgt nahtlos. Die Lösung lernt dabei durch Beispieldokumente. Dank des stetigen Lernmechanismus der Anwendung können Benutzer die Prozessqualität "on-the-Fly" verbessern.

• Messbarer wirtschaftlicher Vorteil >> Senkung der Arbeitskosten
• Schneller Zugriff auf rechnungsspezifische Informationen >> durchgängige Automatisierung der Datenerfassung
• Alle Rechnungen liegen jederzeit vollständig vor und können in
• kürzester Zeit bearbeitet werden >> unternehmensweite, vollautomatisierte Verteilung
• Verbesserte Liquiditätsplanung und fristgerechte Skontonutzung >> deutlich erhöhte Transparenz der Arbeitsabläufe und stark verkürzte Bearbeitungszeiten
• Konzentration des Fachpersonals auf Kernaufgaben wie z.B. die inhaltliche Rechnungsprüfung >> erhebliche Straffung der Arbeitsabläufe durch Wegfall des manuellen Erfassens und Validierens
• Ein Standardprodukt mit hoher Integrationsfähigkeit, das bei Bedarf sehr individuell und flexibel angepasst werden kann >> generische, modulare und ausbaufähige Struktur
• Ideal anzubinden an ArchivLink-zertifizierte Archivsysteme oder den SAP Content Server