WMD xFlow® Personnel File - Die Elektronische Personalakte in SAP Records Management

Wir bieten Ihnen eine ganzheitliche Lösung für den Prozess des Personalaktenmanagments - vom Erfassen der Papierdokumente mit leistungsstarken Scan- und Extraktionsverfahren bis hin zur Ablage in einem elektronischen Archiv

Die elektronische Archivierung sowie die Ablösung Papier-basierter Abläufe durch elektronische Workflow-Szenarien bietet in der Personalabteilung ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung. Sollen etwa Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus zentral auf Dokumente zugreifen können, erschließt sich der Nutzen von elektronischen Akten und Workflows sehr schnell.



Viele Unternehmen, die das SAP-Modul SAP Human Capital Management (SAP HCM oder SAP HR) für die Personalarbeit einsetzen, nutzen bereits ein elektronisches Archivsystem für die Ablage der Daten. Gängige Praxis ist es dabei, Personalakten einzuscannen und anschließend zu den entsprechenden SAP-Infotypen zu verlinken.

Die Möglichkeit, z. B. Mitarbeitern der Personalabteilung durchgängigen Zugriff auf Daten und Dokumente zu gewähren - auch außerhalb der Fachapplikation - und darüber hinaus auch noch Anwendungen einzubinden sowie Prozesse zu steuern, bietet sich mit der Lösung SAP Records Management. Wie in einem elektronischen Aktendeckel lassen sich mit SAP Records Management Daten und Dokumente beliebigen Typs zusammenfassen, z. B.

• Eingescannte Personalakten
• Ausgehende SAP Belege
• Office-Dokumente
• Serienbriefe
• E-Mails
• Workflows
• SAP Reports

WMD xFlow Personnel File geht jedoch weit über die Möglichkeiten eines elektronischen Aktendeckels hinaus, denn zusätzlich können weitere SAP Reports und externe Links eingebunden und sogar Workflows initiiert werden, z.B. zur Einhaltung des 4-Augen-Prinzips bei Entfernen von Akteninhalten. Damit unterstützt Sie die Lösung xFlow Personnel File optimal bei der Einrichtung einer integrierten elektronischen Daten-, Dokumenten- und Vorgangsverwaltung.

Die Zielsetzung

• Verbesserte Auskunftsfähigkeit
• Komfortablere und schnellere Recherche
• Abschaffung von Medienbrüchen
• Reduzierung des Platzbedarfs
• Zentrale Ablage im revisionssicheren Archiv
• Mehr Zeit für die Kernaufgaben des Personalwesens

Die Leistungen

• Erweiterbares, vorkonfiguriertes Aktenmodell mit >60 Dokumentarten
• Aktenintegration in das SAP- Berechtigungskonzept
• HCM/HR-Integration
• Verschiedene Sichten
• Schnittstelle für Aufnahme von Massendaten (z.B. Altakten)
• Beliebige Scan-Szenarien

Die Vorteile

• Revisionssichere Archivierung sensibler Daten
• Nutzung des SAP-Berechtigungskonzeptes für die Sicherheit der Daten
• Aufbau einer einheitlichen und systematischen Aktenstruktur
• Abbildung von Aktenstrukturen unabhängig vonder Fachapplikation
• Zentrale Bereitstellung von Daten und
• Dokumenten sowie Steuerung von Prozessen - ganz ohne Medienbruch
• Hohe Aktualität und Transparenz der Daten
• Reduzierung von Papier- und Portokosten durch zentrale Ablage und Bereitstellung
• Entlastung Ihrer Mitarbeiter von Routinearbei-ten - mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben

Beispiele aus der täglichen Praxis
Der Personalsachbearbeiter kann über das SAP Records Management-Modul auf alle Daten und Dokumente zugreifen, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Er kann außerdem direkt Absprünge in für ihn notwendige Transaktionen machen, z. B. PA20. Die Informationssuche an unterschiedlichen Orten oder aus verschiedenen Quellen entfällt damit. Falls notwendig, können aus derselben Oberfläche Dokumente erstellt werden und per Ad-hoc-Workflow an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Auch das Bewerberauswahlverfahren wird durch elektronische Akten erheblich optimiert. Der Sachbearbeiter stellt z. B. alle für die Bewerberauswahl wichtigen Informationen zusammen und leitet diese an die Personalmanager oder Vorgesetzten elektronisch weiter. Diese erhalten, schnell und übersichtlich aufbereitet, alle Informationen über potenzielle neue Mitarbeiter. Nach erfolgter Bewertung und Auswahl, erhält der Sachbearbeiter die Bewerbermappe zurück und kann entsprechend der gefällten Entscheidungen zeitnah Kontakt zum Bewerber aufnehmen.

Optimierung von Personalprozessen, wie z.B.

• Anträge
• Beförderungen
• Umstrukturierungen
• Reorganisationen

Die Einbindung in Konzepte wie Employee Self-Service oder Manager Self-Service erfolgt über aktuelle Portaltechniken.
Mehr Infos zu den technischen Voraussetzungen entnehmen Sie bitte dem Datenblatt im Downloadbereich.