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xFlow Mailroom

Flexible Lösung für die Weiterbearbeitung Ihrer Eingangspost

Wir bieten mit xFlow Mailroom eine digitale Poststelle, die praktisch die gesamte Eingangspost automatisch verarbeiten und somit den Verarbeitungsprozess enorm beschleunigen kann. Briefe werden gescannt und digital an xFlow Mailroom übergeben. Elektronische Post wird aus vordefinierten Postfächern automatisch abgeholt (Beispiel: info@firmenname.de) und kann zusätzlich von den Mitarbeitern aus den individuellen Postfächern weitergeleitet werden. xFlow Mailroom verfügt über eine einzigartige Lösung zur Klassifikation von Informationen. Eingehende Briefe und Mails werden volltextindiziert und analysiert. Anhand der enthaltenen Informationen bewertet unsere Lösung mit einem speziellen Algorithmus, um welche inhaltliche Art von Information es sich handelt.
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Mailroom mit der xSuite
xSuite365

Simply Digital - Lösungen für On-Premises, Cloud, Hybrid-Cloud

xFlow Mailroom 365

Die digitale Poststelle ist die "Datendrehscheibe" für Ihre gesamte Eingangspost und automatisiert Eingang, Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung an Ihre IT-Systeme.
Intuitives Cockpit

Vielseitige Input-Szenarien, dezentral und einfach

Bei der Übernahme der eingehenden Post dürfen keine Kompromisse gemacht werden, denn alle Dokumente müssen einfach und flexibel in die Datendrehscheibe übernommen werden können. Hierbei werden unterschiedlichste Input-Szenarien unterstützt. Neben dem typischen Massen-Scannen verfügt die Lösung über einen intuitiven Web-Scan-Client, der die Erfassung auch für dezentrale Fachabteilungen einfach und ohne Installation ermöglicht. Ob direkt aus der Office-Umgebung oder komfortabel per Web-Service angebunden, ob unstrukturierte Dokumente oder ZUGFeRD-kompatible PDFs - es gibt quasi keine Beschränkungen.

 

 

Klassifizierte Elemente

Suchen, Finden, Ablegen

Geschäftsdokumente haben in der Regel immer einen Kontext und treffen auf bereits bestehende Informationen, die sich in den unterschiedlichsten IT-Systemen wie ERP, CRM, Mail u.a. befinden. Aus diesem Grund kann die Mailroom-Lösung um eine Enterprise Search-Funktionalität ergänzt werden. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit in diversen Unternehmenskontexten direkt aus der Oberfläche zu suchen oder Informationen automatisch in dem jeweiligen Prozessschritt zu dem eingegangenen Geschäftsdokument einfach anzuzeigen. Die intelligente Indizierung sorgt hierbei für eine nahezu vollautomatische Zuordnung von Dokument und zugehöriger Information. Mit der Anbindung an diverse ECM-Systeme oder auch einem mitgelieferten Archiv können die Dokumente zu beliebigen Zeitpunkten revisionssicher abgelegt werden.

 

Intuitive Oberfläche

Dokumente, Akten und Prozesse inklusive

Nach der erfolgreichen Verarbeitung der digitalisierten Dokumente stellt sich schnell die Frage, was anschließend mit den Dokumenten passiert. Diese werden einerseits an spezielle Fachverfahren und Zielsysteme wie SAP, MS SharePoint u.a. übergeben. xSuite365 verfügt hierbei über diverse direkte Schnittstellen und lässt sich per Web-Service einfach an individuelle Kundensysteme anbinden. Häufig fehlen allerdings für viele Geschäftsdokumente noch fertige Fachanwendungen. Zu diesem Zweck kann das voll integrierte Dokumentenmanagement- und Workflow-System der xSuite365 genutzt werden, um eigene Aktenlösungen für die jeweiligen Fachabteilungen schnell und einfach bereitzustellen.
Automatische Klassifizierung

Workplace und App Center - Mehr als Mailroom

Die digitale Poststelle ist eine Lösung der xSuite365. Der Workplace der xSuite365 ist aber wesentlich mehr. Er stellt den 360°-View für alle Dokumente und Prozesse in Ihrem Unternehmen dar. Mit nur einem Posteingangskorb für Aufgaben und Dokumente erhalten Sie einen übersichtlichen und schnellen Zugang zur täglichen Arbeit und kommunizieren mit den wesentlichen IT-Anwendungen im Unternehmen. Über das App-Center lassen sich weitere Anwendungen für Fachabteilungen und Administratoren in den Workplace übernehmen, der je Anwender beliebig individualisierbar ist, für ein Höchstmaß an Ergonomie am Arbeitsplatz.

 

Sind Sie überzeugt?

Wir sind Online , um zu helfen. Nehmen Sie Kontakt mit unserem Vertriebsmitarbeiter Franko Mustermann .